Современные реалии диктуют новые правила. Активное развитие электронных средств отображения данных, введение цифровой подписи и внедрение системы электронного документооборота постепенно сокращает количество печатных документов. Тем не менее разительных изменений пока не случилось, а потому стоимость печати по-прежнему остается одной из самых серьезных статей расходов большинства компаний. Именно поэтому вопрос ее оптимизации стоит особенно остро.

Что нужно знать об объемах печати?

  1. По данным Gartner, расходы на печать составляют порядка 3% прибыли компании.

  2. Ежегодно расходы на печать достигают отметки в 600 долларов на одного сотрудника.

  3. Ежегодно каждый сотрудник компании распечатывает более 1500 листов.

  4. Около 17% напечатанных документов не используются компанией в принципе и вскоре отправляются в мусор.

  5. Независимая лаборатория тестирования печатающих устройств Buyers Laboratory Incorporated подсчитала, что 90% всех компаний не следит за расходами не печать в принципе.

Как оптимизировать расходы на печать?

Сегодня существует множество способов, которые позволяют оптимизировать средства на использование оргтехники и печать документации. Одним из таких методов является обновление устаревшей офисной техники на новые экономичные модели девайсов. Старые расходники, не бывшие в употреблении можно перепродать здесь. При этом в новых моделях принтеров и МФУ можно выставить режим экономичной печати, запретить печать документы в цвете, перезаправлять б/у картриджи и т.п. Однако самым действенным способом экономии может быть только передача печати на аутсорс.

Это довольно новая и малоизвестная услуга на российском рынке. Но факт, что она может значительно облегчить жизнь компании, очевиден. Аутсорсинг печати - это возможность навсегда забыть о хлопотах, связанных с заправкой картриджей, закупкой бумаги, расходников и т.п.

Преимущества аутсорсинга печати

  1. Не требуются капитальные затраты на приобретение собственной печатной техники и расходных материалов для ее работы. По договору все оборудование вместе с рассадниками поставляется поставщиком аутсорсинга совершенно бесплатно.

  2. Обслуживанием и ремонтом техники занимается провайдер. Сервисная организация берет на себя все хлопоты, связанные с обслуживанием печатного оборудования. В случае если какой-то принтер или МФУ выходят из строя, компания-поставщик обязуется тут же заменить некорректно работающую технику на исправную. Это, в свою очередь, позволяет бизнесу пользоваться первоклассным сервисом и навсегда забыть о простоях техники и снизить нагрузку на IT-инфраструктуру.

  3. Не нужно переплачивать за бумагу. Покопийное обслуживание предоставляет клиенту возможность до копейки просчитать стоимость расходов на печать, поскольку заранее озвучивает стоимость одного отпечатка.

В целом покопийное обслуживание - комфортный и экономически выгодный способ оптимизации расходов на печать.